Come migliorare la propria produttività

Il Tempo è la risorsa più importante e tutti lamentiamo di non averne abbastanza. Ma se la prima parte è una verità incontrovertibile, la seconda non mi trova del tutto d'accordo.

Hai mai provato a cambiare paradigma e cioè a valutare il tempo dalla qualità delle cose che fai, rispetto alla quantità del tempo che impieghi?

La qualità delle cose fai dipende anche dal tempo che impieghi, nel senso che una cosa fatta bene richiede lo sforzo e il tempo necessario, ma ne vale la pena solo quando ha veramente senso.

Ad esempio: il tunnel della Manica che collega la Francia alla Gran Bretagna ha richiesto anni di lavoro e miliardi di euro in progettazione e sviluppo. Ma non c'è dubbio che sia stato un enorme successo che consente scambi commerciali del valore di 138 miliardi ogni anno e 21 milioni di passeggeri in transito. 

Il principio di Pareto ci dice che l'80% delle conseguenze è prodotto dal 20% delle cause. Questo rapporto di causa-effetto vale anche per il tempo impiegato nel lavoro o nei propri interessi. Il 20% dello sforzo deve produrre l'80% dei risultati. Nel senso che devi preferire la qualità del tempo impiegato per avere un risultato di successo.

Come diventare più produttivo

Per diventare più produttivo e quindi spendere meglio il proprio tempo, guadagnandone altro da destinare a fare più cose (basterebbe già portare a termine i task quotidiani) non resto che seguire un metodo di lavoro. O comunque cercare di inserire nella propria quotidianità lavorativa delle abitudini positive che mirano a premiare l'efficienza al posto della quantità. Così da non dire solo "oggi ho fatto tanto", ma più "oggi ho fatto davvero bene!":

1. Respingi l'idea del multitasking

Concentrati invece su un task per volta. Portalo a termine e poi cominciane un altro. Evita al massimo il passaggio da una applicazione all'altra e se fai un lavoro manuale concentrati su quello, senza ulteriori distrazioni. Il chirurgo che opera a cuore aperto non si mette a rispondere al cellulare mentre è in sala operatoria.

2. Scrivi quello che devi fare

La programmazione fatta attraverso una lista di cose da fare aiuta a mantenere il focus e stimola la motivazione a concludere ciò che manca. Assegna un tempo specifico ad un'attività e completala entro i termini stabiliti. Meglio se scrivi a mano. La scrittura manuale produce effetti cognitivi che quella su monitor non dà.

3. Taglia tutte le distrazioni

Il telefonino al tuo fianco non ti aiuta, a meno che non sia impostato come timer per le cose che stai facendo. Mettilo da parte, lontano, e sospendi suonerie e notifiche se possibile. La dipendenza da cellulare ha conseguenze negative.

4. Usa un timer

Il timer sfrutta l'effetto countdown per spingerti a fare qualcosa prima della scadenza. Ma è anche vero che è possibile portare a termine più compiti se questi vengono divisi in piccoli segmenti di tempo, intervallati da brevi fasi di riposo. La tecnica Pomodoro utilizza lo schema del massimo focus in un periodo non troppo lungo, alternato da uno ancora più breve di riposo.

5. Imposta una routine

La routine è propedeutica al formarsi di abitudini produttive. Se imposti una routine per la maggior parte dei task e degli impegni, è assai probabile che risparmi tempo. L'esempio più famoso? L'abbigliamento scelto da personalità come Giorgio Armani, Steve Jobs o Mark Zuckerberg. Il fatto di vestire sempre uguali è una routine che gli consente di risparmiare tempo e dedicarsi ad altro. Idem: cosa mangiare a pranzo durante la settimana. Saperlo da prima evita inutili perdite di tempo, lo insegnano le mense militari e scolastiche.

6. Sfrutta al massimo le prime ore dell'alba

C'è un motivo particolare per cui il Sole sorge sempre prima della sveglia che impostiamo: si va a letto troppo tardi rispetto ai ritmi naturali. Prova invece a spostare verso l'alba il tuo orario di attività: la risposta ormonale è migliore e ti assicuri di fare la maggior parte delle cose, in un momento della giornata in cui sei più lucido e più fresco.

7. Alterna pause a sforzo massimo

Non vedere il Tempo come un nemico. Le pause sono spesso necessarie per ottimizzare al meglio il proprio lavoro. Non solo utilizzando lo schema Pomodoro dei piccoli task, ma anche alternandole al lavoro in segmenti più ampli. Uno che funziona bene e assicura massima produttività è questo: 2-3 ore di lavoro, pausa di venti minuti / mezzora per passeggiata o attività fisica in silenzio, senza distrazioni. Valida per chi lavora in proprio, utile anche la meditazione. Chi lavora come dipendente può estendere il segmento di pausa, staccando comunque tutto nel momento in cui la si fa.

8. Usa la tecnologia a tuo favore

Esistono degli strumenti e delle app di produttività che puoi usare visitando App Store o Google Play nell'apposita categoria. La caratteristica di questi programmi è quella di farti prendere delle buone abitudini, grazie alla ripetitività. Se possiedi l'iPhone usa il programma Promemoria, già installato, o trovane uno simile per sistemi Android. Evernote è un programma utilizzabile su ogni piattaforma. Spesso uniscono funzioni di promemoria, time management, divisione in segmenti di tempo.

9. Delega se puoi delegare

Se sei nella posizione di delegare fallo. Se hai risorse da spendere in gestione del tempo fallo. Se non sai fare una cosa e costa di più imparare che delegare, delega. Abituati ad avere fiducia negli altri. Impara solo se c'è un beneficio di medio lungo termine reale e concreto. Se impari una cosa che poi ti porterà a perdite di tempo, stai già sbagliando in partenza. Ottimizza al massimo le conoscenze che possiedi e applicale a cose che ritieni di poter fare.

10. Prepara il programma dalla sera prima e dormi bene

Il segreto per iniziare bene la giornata è sapere dal giorno prima cosa devi fare. Per cui, prima di chiudere la giornata lavorativa, segnati quello che devi fare l'indomani mattina. Non accontentarti di saperlo "a mente". Magari non te ne dimentichi, ma perdi l'occasione di stabilire un focus iniziale che ti motiverà per parecchie ore. Immagina di sederti alla scrivania al mattino e trovare già pronta una lista di cose da fare, con le tempistiche e gli appuntamenti segnati. E vale anche per i lavori manuali. Usa una lavagna, un blocco note, quello che ti pare. Ma segnati le cose da fare per tempo. E poi vai a letto sereno, riposa tranquillo, recupera forze ed energie e sii pronto a ricominciare.

Puoi iniziare a gestire meglio il tuo tempo, oltre che seguendo i consigli di sopra, anche organizzando al meglio la tua giornata, con dei rituali che ti aiutano a utilizzare meglio il tuo tempo e le tue energie.

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Filippo Ongaro

AUTORE

Filippo Ongaro

Medico degli astronauti dal 2000 al 2007, autore Bestseller, ideatore del Metodo Ongaro® e ambasciatore Still I Rise

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