Oggi parliamo di “multitasking" o meglio dei problemi legati al fare più cose contemporaneamente.

Fino a qualche anno fa il multitasking sembrava avere effetti molto positivi, sopratutto in ambito professionale.

In verità le ultime ricerche ci dicono che il multitasking peggiora del 30-40% l'efficienza lavorativa di una persona. Una ricerca di Stanford sembra aver dimostrato che chi fa ricorso spesso al multitasking, cioè sostanzialmente presta attenzione a diversi media contemporaneamente, vede ridursi la propria capacità mnemonica.

Un punto da non sottovalutare è che questa "cultura del multitasking" viene proprio dalle aziende leader nel settore dell'innovazione, quelle che hanno portato gli smartphone nelle nostre case e con essi la loro capacità di elaborare dati in simultanea. La reputazione di queste grandi aziende è molto alta e quindi ogni loro proposta viene recepita quasi sempre in maniera positiva, anche quando vi potrebbero essere delle controindicazioni.

Ne è prova il fatto che questa cultura del lavoro e dell'organizzazione è stata abbondantemente fatta nostra pure nell'ambito quotidiano. Cioè tendiamo a fare più cose contemporaneamente nella consapevolezza che tutto avviene più velocemente, perché disponiamo di una maggiore potenza di calcolo. Ma è davvero così?

È positivo aprire più task contemporaneamente? Come si comporta la nostra mente quando è distratta da più fonti? Che livelli di produttività, concentrazione e attenzione forniamo se facciamo più cose contemporaneamente?

Qualche tempo fa ho registrato questo video. Ora qui allego la trascrizione rivista e corretta dei punti essenziali, che puoi leggere se non hai modo di guardare il filmato.

Ultimamente mi capita spesso di vedere persone che fanno mille cose mentre guidano, sicure di riuscire a tenere tutto sotto controllo.

Beh, le statistiche su gli incidenti stradali ci dicono che non è affatto così. A ben vedere infatti, il termine multitasking è stato coniato per il mondo dei computer e non di certo per riferirsi alle capacità degli esseri umani.

Ma se non possiamo fare più cose contemporaneamente, esiste un altro modo per migliorare la nostra efficienza?

TRASCRIZIONE DEL VIDEO

Benvenuto a questo episodio che è tutto dedicato al multitasking. Anzi sarebbe meglio dire al "problema del multitasking”, perché quello che fino a un po' di anni fa sembrava essere una incredibile risorsa, una novità nel mondo del lavoro, oggi risulta essere veramente una sorta di boomerang che sta rallentando e peggiorando le capacità e la funzionalità della maggior parte di noi.

Oggi sono veramente pochissime le persone che non sono vittime del multitasking, cioè del fare più cose contemporaneamente.

Ma questo termine da dove origina?

Ha origine in realtà dall'informatica ed è un termine che è stato introdotto molti anni fa nel mondo dei computer proprio per caratterizzare quella capacità del computer di eseguire e portare a termine dei compiti in parallelo.

Però, pochi sanno che anche nel mondo dell'informatica non si tratta in realtà di un vero multitasking, cioè il computer riesce a fare più cose assieme, ma attinge sempre alle stesse risorse e quindi l’unica cosa che può fare è alternare le risorse. Non può veramente portarle a termine in parallelo. Semplicemente divide le risorse di memoria in più processi, di fatto rallentandoli tutti. Ovvio: più potenza c'è nel processore, maggiore è la capacità di eseguire questi processi e in tanti casi non si nota nemmeno la differenza.

Ma chiunque abbia avuto un computer a buon mercato, si sarà reso conto del rallentamento, spesso segnalato dalla dissipazione del calore attraverso la ventola che lo rende rumoroso.

Ora è importante che ti concentri su questo concetto perché il nostro cervello funziona esattamente nello stesso modo. È impossibile per il cervello focalizzare l'attenzione su due cose o più in parallelo. Il cervello è un organo meraviglioso: consente di fare tante cose, ma agisce per privilegi creando autentiche scorciatoie. Le scorciatoie sono frutto di pattern automatizzati che si imparano con il tempo, con la pratica. Per un chitarrista alle prime armi è parecchio complicato cantare e suonare allo stesso tempo.

Necessita di allenamento, alla fine suonerà in modo quasi automatico, riuscendo a rispettare le misure e allo stesso tempo modificare la melodia, rispetto all'armonia.

Ma nell'immediato non è così e penso che la parola che conta qui sia "immediatezza". Anche se sembra che gestiamo due processi contemporaneamente, in realtà ne stiamo eliminando temporaneamente uno. Ad esempio, sto scrivendo un documento importante, ma arriva una mail. Per leggerla necessariamente dovrò staccare gli occhi dal documento.

Il risultato più probabile è che tu non presti sufficiente attenzione né al documento, né alla mail.

Quindi il multitasking di per sé rappresenta una falsa percezione. In realtà è qualcosa che non esiste, cioè noi quello che possiamo fare è continuare a spostare il fuoco della nostra attenzione da un compito all’altro.

È chiaro però che su ogni specifico compito, ogni spostamento dell'attenzione risulta in realtà essere una sorta di distrazione.

Quindi fondamentalmente il multitasking funziona in questo modo: ti stai concentrando su qualcosa e ti distrai per introdurre un’altra cosa. Il livello di attenzione che ti illudi di dedicare a un compito, in realtà corrisponde al livello dell'elemento di disturbo che hai introdotto rispetto al compito che hai abbandonato.

Oggi sappiamo sul piano neuro-scientifico che il concetto del multitasking ha un impatto addirittura negativo del 30-40% sull'efficienza lavorativa di una persona anche quando prendiamo in considerazione soltanto 2 cose in parallelo. Pensiamo a quanti di noi oggi si trovano a gestire in malo modo addirittura più di due cose in parallelo.

Facevo caso pochi giorni fa in autostrada che non si vede quasi più nessuno che guida e basta. Tra poco vedremo persone che si fanno la barba mentre guidano, come in quegli sketch comici di Mr. Bean. Siamo talmente ossessionati da questo multitasking che abbiamo perso veramente una sorta di liste di priorità che ci dovrebbe indicare cosa fare prima e cosa portare a termine.

Ma c’è un ulteriore aspetto che vorrei sottolineare.

Tutti si lamentano di non avere tempo. La prima cosa che tutti dicono, anche quando provi a suggerire di fare attività fisica, o di introdurre la meditazione o di scrivere il diario, tutti dicono che non hanno tempo.

Ma è vero che non abbiamo tempo? Io non credo assolutamente che sia così. Il tempo che abbiamo a disposizione è solo il riflesso delle priorità che ci siamo dati. E non è vero che abbiamo poco tempo, è che ci prefiggiamo di fare troppe cose nel tempo che abbiamo. Attenzione che la differenza qui è sostanziale: non è che manca il tempo, è che se tu ti prefiggi di fare 400 cose in un determinato tempo, la percezione che avrai è che il tempo manca, ma non è il tempo che manca, è che hai inserito troppe cose in un tuo teorico programma di lavoro.

Una cosa che tutti amano e che secondo me da un certo punto di vista è addirittura controproducente è la famosa lista delle cose da fare, perché la lista delle cose da fare, essendo una cosa teorica, rischia di essere assolutamente sovrabbondante di cose che non sono prioritarie, ma che una volta che appaiono nella lista finiscono con l'essere introdotte nel programma giornaliero. Così facendo appunto diventa un programma impossibile, che è destinato a fallire.

Allora l'invito che voglio farti è passare dalla lista delle cose da fare al "principio di Pareto". Pareto, economista italiano e molto noto nel mondo del marketing, dice una cosa intuitiva molto semplice.

Dice infatti che il 20% delle cause provoca un 80% degli effetti.

Cosa significa questo? Significa che devi fare solo le cose che contano davvero e che, per riuscire ad avere un'alta prestazione, devi selezionare attentamente gli obiettivi.

In sostanza l'arte e la scienza dell'alta prestazione sono legate a quanto una persona è capace di individuare e concentrarsi sulle cose che contano veramente.

Se tu sei capace di identificare quelle poche cose che creano a cascata tanti effetti, allora la tua lista delle cose da fare sarà ridotta e diventerà fattibile, perché attenzione, quando la lista delle cose è pianificata in modo totalmente sbagliato, purtroppo finisce soltanto con il favorire il fallimento e la procrastinazione.

Quindi, ben venga la lista, ma non deve comprendere elementi che comunque ti porterebbero troppo lontano dall'obiettivo.

Importante quindi è capire che il multitasking è un tranello, che non porta alcun vantaggio a nessuno e che chi è veramente vittima del multitasking è schiavo dei compiti che deve fare. Perché in realtà non sta dedicando attenzione a nessuno di essi e li sta probabilmente facendo tutti piuttosto male e non riesce ad orientarsi, diciamo con una scelta razionale, per trovare la singola cosa che fa la differenza.

Ora, dire la singola potrà essere un’esagerazione, magari non sarà mai una singola cosa nel tuo ambito, nella tua sfera lavorativa o nella tua sfera della prestazione, ma certamente fare lo sforzo di identificare quali sono quelle cose fondamentali e ricordarsi sempre che meno è meglio è.