Smart working, consigli pratici per essere produttivi da casa

La pandemia da Covid-19 sta costringendo milioni di persone a lavorare da casa. È una condizione nuova per tanti lavoratori che negli anni si erano costruiti una propria routine casa-lavoro, e che ora vedono queste certezze capovolte.

La casa è un ambiente comodo, sicuro, familiare, nel quale bisogna spesso convivere con persone che fanno tutt'altro e che possono disturbare (o essere disturbate a loro volta). Se mettiamo insieme il mix di "lavoro a casa e scuole chiuse", il problema di portare a termine i propri task diventa impellente.

Soprattutto: mantenere la concentrazione per diverso tempo.

Non bisogna nemmeno esagerare. Perché nella maggior parte dei casi anche il modo di lavorare in ufficio è frutto di anni di abitudini consolidate, che possono essere riprodotte a casa, almeno come approccio ai compiti.

In tutte le società avanzate nelle quali a dominare è il settore dei servizi e della cura della persona (psicologica, fisica, nei comportamenti d'acquisto), il tema del lavoro a casa è all'ordine del giorno ancor prima della pandemia. Molte società in Australia, USA, Regno Unito sono passate a un modello ibrido, non senza dei vantaggi in termini di utili.

Questo perché il lavoro sta cambiando: si passa da una concezione a tempo, a una concezione a task. Con delle ricadute non sempre positive, come ad esempio lo sviluppo di una mentalità multitasking che induce un abbassamento della soglia di attenzione, togliendo interesse in ciò che si fa.

Essere produttivi nel lavoro da casa

Nel caso del lavoro da casa, la produttività ha più a che fare con i compiti da svolgere che con il tempo di lavoro effettivo. Questo perché si tende in realtà a lavorare di più come orario di disponibilità, ma non è detto che questo tipo di impegno sia poi altrettanto concreto quando si tratta di verificare cosa si è fatto veramente.

Le ricerche mostrano che con questo approccio la produttività da casa è superiore a quella in ufficio.

Chi lavora da casa, recentemente, prova la sensazione di fare tanto e non concludere nulla. Ma è una sensazione dovuta al fatto che si presta attenzione a tante cose per un orario molto lungo in cui, alla fine, subentra una certa dose di stanchezza mentale.

Essere produttivi significa dunque portare a termine i propri task. Come riuscirci al meglio durante lo smart working?

Tenere fede alla propria routine mattiniera

Il primo consiglio è quello di lavorare da casa con la stessa mentalità dell'andare al posto di lavoro. Alzarsi alla stessa ora o poco più, impegnando il tempo sprecato nel trasferimento (commuting) per svolgere i più importanti task della giornata.

Quindi sveglia alla stessa ora (svegliarsi presto ha dei benefici) e inizio di lavoro immediato, dopo aver svolto i compiti principali (preparare i bambini per andare a scuola, preparare la colazione, pulizie varie et cet).

Fare una colazione sana

La colazione è il punto debole di noi italiani. Solitamente la preferiamo dolce, rapida, al bar, in piedi, senza alcun conteggio di calorie o di apporto proteico, necessario per mantenere una certa energia fino a metà mattinata. Può essere l'occasione per consumare una colazione sana, approfittando di quei minuti in più che possiamo ricavare se ci si sveglia comunque presto.

Vestirsi come per lavoro e curare il proprio aspetto

Non è necessario vestirsi come richiesto dalle proprie mansioni ma è bene prendersi cura di sé. Vestiti come se dovessi ricevere un ospite. Puoi farlo anche in tenuta da casa, ma avendo cura di te in ogni dettaglio. È un modo pratico per mantenere qualcosa della vecchia routine che significa "sono pronto per andare". Fai conto che durante la giornata potresti ricevere delle videochiamate.

Scegliere uno spazio isolato come proprio ufficio

Se sei sola o solo o disponi di una stanza nella quale lavorare senza disturbo, il problema non esiste. Ma sarebbe bene, in ogni caso, destinare un angolo della casa per te e per quello che fai. Un angolo nel quale non puoi essere disturbato. Evita di lavorare su poltrone, divani, di accendere la tv o mettere musica troppo alta perché sono elementi di disturbo e demotivazione.

Non tenere il cellulare a portata di mano, se non strettamente necessario, oppure disattiva le notifiche di tutto ciò che non concerne il lavoro. Concentra la tua attenzione in una parte della casa neutra, dove non transita nessuno.

La zona deve essere illuminata dalla luce naturale, ti ci puoi sedere per ore senza intralcio, hai uno spazio adeguato (scrivania o tavolo) dove poter poggiare tutti gli strumenti di lavoro e agire nella massima comodità, mantenendo la postura corretta.

Stabilisci delle regole con i tuoi familiari o con chi vive con te. Non disturbare significa che devono rimandare tutto alla prima pausa (avere una routine serve anche a gestire questi inevitabili momenti).

Mantieni un orario fisso

Il segreto per portare a termine molti obiettivi sta tutto nelle abitudini. Le abitudini lavorano in due sensi a tuo favore: puoi rendere abitudinari dei comportamenti extra-lavoro così da focalizzarti sulla risoluzione dei problemi di natura professionale.

E, in aggiunta, puoi rendere abitudini tutti quei task di lavoro di secondaria importanza, che apportano un vantaggio residuale: mettere in ordine scrivania, pulire postazione, guardare email a inizio lavoro, eccetera.

Osserva le pause che fai in ufficio anche a casa, lascia che il comfort, ammesso che ci sia, non diventi un elemento negativo. Talvolta nemmeno ti accorgi del tempo che passa e ciò non è detto che sia per forza positivo.

Un buon metodo è quello di usare i promemoria (qui come impostarli per iPhone e per Android tramite Google Calendar) e le sveglie per ricordarti cosa devi fare, usando dei timer per portare a termine i singoli task.

La produttività migliora se questi task sono suddivisibili in slot di tempo. Il metodo Pomodoro può essere utile in questo senso, ma sentiti libera/o di organizzarti al meglio.

Lavora però avendo in mente i task da completare... per questo motivo devi organizzare la giornata in impegni fattibili o rischi di provare quella sensazione di non aver fatto nulla.

Quando hai finito con i task che avevi programmato e hai completato il tuo orario normale d'ufficio, stacca. Esattamente come fai a lavoro. A fine giornata la soglia di attenzione è comunque scemata, la stanchezza mentale non ti farà lavorare meglio rispetto all'indomani mattina.

Assicurati che tutto funzioni bene

Lo smart working ha messo in luce la carenza di una infrastruttura di rete domestica, inadatta per sostenere uno sforzo collettivo fatto di didattica a distanza, smart working, lavoro autonomo.

Cerca però di usare la tecnologia con criterio. Se hai un computer datato, liberalo di tutto ciò che non ti serve e valuta l'opportunità di usare lo smartphone per le videochiamate. Dev'essere il TUO strumento di lavoro, non condiviso con altri.

Cerca di ricreare l'ambiente di lavoro dell'ufficio, e miglioralo se puoi.

Segui un'alimentazione corretta

Lavorando da casa, inevitabilmente, si tende a cucinare per la pausa pranzo. Non è un male, puoi approfittarne per mangiare più sano seguendo i principi della corretta alimentazione: cibi freschi, no a zuccheri raffinati, pasti equilibrati nei macronutrienti, facili da digerire, che non appesantiscono.

Bevi molta acqua per combattere la disidratazione, mangia più frutta secca e semi al posto di brioche e snack da supermercato. Frutta e verdura sempre presenti.

Approfittane per svolgere attività fisica

Lo smart working può coincidere con restrizioni locali sulle palestre, i parchi, l'attività fisica all'aria aperta. In ogni caso, se lavori da casa è buona norma fare attività fisica anche solo per sgranchirti le gambe, fare un po' di stretching, sollevare qualche peso o usare le bande elastiche. 

Riposati e dormi bene

La fase di recupero delle energie è affidata al sonno. Nella tua routine lavorativa da casa il sonno non ha meno importanza. La tentazione di andare a dormire più tardi perché non c'è un mezzo da prendere o il traffico da affrontare può essere alta, ma devi essere coerente. Altrimenti le conseguenze saranno via via peggiori. Non abusare della tv, tieni lo smartphone a distanza, dormi al buio ed evita pasti troppo pesanti o sforzi eccessivi dopo il tramonto (come fare sollevamento pesi).

Se non riesci a dormire bene valuta l'integrazione alimentare (sempre consigliata quando si fa attività fisica o non si è certi di assumere i nutrienti indispensabili per stare bene).

Imposta della abitudini di base

I vizi sono delle cattive abitudini che ce l'hanno fatta ad attecchire e si formano più facilmente delle buone abitudini, perché come essere umani siamo molto più arrendevoli verso i piaceri che orientati verso i doveri.

Le abitudini che diventano vizi si basano sulle risposte dei centri del piacere che alla fine traggono in inganno e non bastano più, alterando questi circuiti. L'effetto finale è che non si trova nulla di più divertente da fare e sorgono opzioni ben più pericolose all'orizzonte.

Per questo è fondamentale avere delle buone abitudini, farle crescere con il tempo, capendo che non è necessario andare sulla Luna per sentirsi realizzati.

Il fattore Tempo è determinante: non puoi costruire una buona abitudine se non dai tempo al tuo corpo di adattarsi.

Imposta dei semplici trigger (delle leve) che ti permettono di far bene fin da subito.

  • Prenditi il giusto tempo prima di iniziare, così da assolvere ai rituali mattinieri con la giusta dose di predisposizione. La tendenza a "odiare tutti" al mattino è molto comune e spesso dipende dal fatto che non ci si riserva un momento di raccoglimento da soli.
  • Prova con la meditazione, 10 minuti al giorno prima di lavorare o dopo la pausa pranzo, possono aiutarti a ritrovare la concentrazione - se non sai come fare puoi acquistare il mio corso completo Impara a Meditare).
  • Prepara sempre una lista di cose da fare: puoi usare i promemoria del tuo smartphone, le sveglie, un'agenda. Segnati i task da svolgere fin dal giorno prima, in buona sostanza dedica la chiusura della giornata lavorativa a organizzare la giornata successiva. Prevedi sempre delle pause e dei compiti realistici, sia per tempistiche, sia per impegni, calcolando che avrai sempre a che fare con delle distrazioni.

Per concludere...

Lo smart working ha pregi e difetti, ma è un'occasione per imparare a gestirsi in un ambito familiare, ma non convenzionale. Chi già lavora da casa sa quanto sia difficile organizzarsi, ma ci sono delle comodità che possono tornare utili anche nella resa lavorativa.

Se non sai come organizzare la giornata ti posso consigliare di scaricare il mio PDF dedicato alla giornata ideale, ti aiuta a stabilire dei rituali da utilizzare al meglio per essere più produttivi fin dal primo mattino.

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Filippo Ongaro

AUTORE

Filippo Ongaro

Medico degli astronauti dal 2000 al 2007, autore Bestseller, ideatore del Metodo Ongaro® e ambasciatore Still I Rise

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