Quante volte ti è capitato di dire “Non ho tempo per fare questa cosa”? La gestione efficace del tempo (o time management, se vogliamo usare un’espressione tecnica) è la chiave per aumentare la produttività, sia nella vita professionale che in quella privata. 

Tuttavia, molte persone faticano a gestire in modo ottimale il loro tempo a causa di cattive abitudini, procrastinazione, distrazioni e mancanza di metodo. Vediamo insieme varie tecniche per ottimizzare il tuo tempo e rendere le tue giornate più produttive.

Scopriamo i 5 fattori che ci fanno perdere tempo

Forse potresti riconoscerti in qualcuno di questi punti:

1. Scarsa chiarezza e poca consapevolezza degli obiettivi da raggiungere.
2. Organizzazione dispersiva delle attività.
3. Mancanza di ottimizzazione dei tempi.
4. Eccessivo impiego di tempo in attività a basso valore o delegabili.
5. Procrastinazione e dispersione del tempo in attività futili.

Una situazione del genere ti impedisce di:

1. Concentrarti su ciò che davvero conta.
2. Avere ben chiari i tuoi obiettivi.
3. Delegare le attività che non richiedono il tuo contributo.
4. Riuscire a fare più attività in meno tempo.
5. Migliorare la produttività ed essere più performante.
6. Assegnare la giusta priorità a ogni attività.
7. Migliorare la tua organizzazione.
8. Evitare stress, disordine mentale e burnout.
9. Semplificare la tua vita privata e professionale.

Vediamo invece i vantaggi di una valida gestione del tempo.

Ecco i 4 vantaggi di una buona gestione del tempo

La gestione del tempo consiste nell'organizzare e pianificare in modo strategico come trascorrere il tuo tempo, fissando obiettivi e stabilendo priorità. 

Devi sapere che, quando parlo dei 4 fondamenti di una vita straordinaria, mi riferisco anche al lavoro interiore: la gestione delle emozioni permette di non lasciarsi sopraffare dall’ansia da prestazione, dalla pressione delle cose da fare, e di sviluppare consapevolezza e capacità di controllo.

Il tempo è la risorsa più importante, e ho scritto un articolo a tal proposito. Parlare di time management sia nel lavoro, sia nella vita privata, è fondamentale per almeno 4 ragioni:

1. Puoi risparmiare energie mentali: saper gestire il tempo ti consente di aumentare la tua soglia di concentrazione, incrementando la tua efficienza lavorativa, con un minore sforzo.
2. Il tempo è la risorsa più scarsa: una giornata è fatta di 24 ore. Non c’è nulla che possa fare aumentare o diminuire questo range. Perciò, è essenziale sfruttare al meglio le ore a tua disposizione.
3. Migliora le tue capacità decisionali: essere in grado di gestire il tuo tempo ti permette di prendere decisioni mirate (anche importanti) senza sbagliare e senza sprecare tempo prezioso.
4. Aumenta il tuo tempo libero: una buona gestione del tempo ti aiuta a equilibrare al meglio vita professionale e spazio dedicato a te.
5. Prima di passare al prossimo paragrafo, ti suggerisco un mio video nel quale ti do tre consigli per gestire al meglio il tuo tempo:
   
   

Vediamo 4 concetti fondamentali di gestione del tempo

Una buona gestione del tempo permette di concentrare le tue energie sulle attività più importanti, evitando perdite di tempo e distrazioni.

Tra i concetti chiave troviamo:

1. Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è uno strumento per stabilire le priorità, suddividendo gli impegni in:

• Importanti e urgenti: attività critiche che richiedono azione immediata. Da completare subito.
• Importanti ma non urgenti: attività rilevanti per gli obiettivi a lungo termine. Da pianificare e portare avanti.
• Urgenti ma non importanti: attività che possono essere delegate o eliminate.
• Né urgenti né importanti: attività che producono poco valore. Da minimizzare.

Applicando questa matrice, eviti di essere sopraffatto dalle urgenze, concentrandoti, invece, sulle attività ad alto impatto.

2. Legge di Parkinson

La legge di Parkinson afferma che un’attività tende ad espandersi fino ad occupare tutto il tempo disponibile per completarla. Per ovviare a questo problema, è bene:

• Imporsi scadenze realistiche ma sfidanti per portare a termine i compiti.
• Stimare con cura il tempo richiesto e aggiungere un margine ridotto.
• Verificare e ridimensionare le stime se troppo dilatate.
• Premiarsi per aver completato i compiti in anticipo rispetto al tempo previsto.

3. Multitasking

Il multitasking riduce la produttività per vari motivi:

• Passare da un'attività all'altra comporta una perdita di tempo dovuta al cambio di contesto mentale.
• L'attenzione è frammentata, con conseguente aumento degli errori.
• Il sovraccarico cognitivo aumenta stress e affaticamento.

Per essere produttivi occorre invece:

• Eseguire un compito alla volta.
• Eliminare ogni possibile distrazione.
• Alternare attività impegnative con altre più leggere.

4. Evitare il perfezionismo

Il perfezionismo eccessivo può rallentare l'esecuzione dei compiti. Per gestirlo in modo produttivo, segui questi consigli:

• Stabilisci standard di qualità realistici e accurati per ciascuna attività. Non tutto richiede precisione assoluta.
• Imponiti limiti di tempo per portare a termine un'attività, anche se non in modo perfetto.
• Ricorda che la versione 1.0 di un progetto non deve essere completa. Si possono fare aggiustamenti in corso d’opera.
• Concentrati sul 20% di attività che porta il maggior valore. Non tutti i dettagli sono importanti.
• Perfeziona e lima i dettagli solo dopo aver completato la bozza di un progetto.
• Delega attività minori dove la precisione assoluta non è indispensabile.
• Premiati per aver completato un compito, anche se non idealmente perfetto. Contano i progressi, non la perfezione.

Per stabilire le priorità, crea ogni mattina una lista ordinata di attività, concentrandoti prima su quelle che generano il maggior valore. Impara anche a rifiutare richieste non essenziali.

Come fare per avere più tempo: le 4 tecniche di pianificazione del tempo

Ecco alcune fra le più efficaci tecniche di pianificazione che puoi inserire nella tua routine:

1. GTD (Getting Things Done)

Il metodo GTD, ideato da David Allen, è fondato su questi principi:

• Suddividere i compiti in azioni concrete subito eseguibili, da delegare, progetti, ecc. Questo evita di essere sopraffatti da troppe attività.
• Scrivere una lista completa di tutti i compiti in attesa di essere eseguiti, rivista e organizzata in modo regolare.
• Definire il prossimo passo da compiere per ogni attività.
• Pianificare gli impegni in calendario e creare promemoria per ogni azione.
• Creare cartelle e sistemi di archiviazione per documenti e materiali correlati ai progetti.
• Dedicare tempo a rivedere e organizzare gli impegni per mantenere il focus.

2. Tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro prevede di:

• Impostare un timer per 25 minuti e lavorare senza interruzioni su un compito.
• Quando il timer suona, fare una breve pausa di 5 minuti.
• Dopo 4 "pomodori" da 25 minuti ciascuno, fare una pausa di 15-20 minuti.
• Annotare il numero di pomodori completati per monitorare i progressi.

Perché la tecnica del pomodoro è efficace? Prevede un ritmo regolare, con pause frequenti, il che aumenta la produttività e tiene alta l'attenzione.

3.Time blocking

Il time blocking consiste nel:

• Suddividere la giornata o la settimana in blocchi di tempo pre-assegnati a specifiche attività ricorrenti.
• Assegnare porzioni di tempo sufficienti, ma non eccessive, a ogni attività.
• Alternare attività impegnative con altre meno faticose.
• Ridurre al minimo le interruzioni e il multitasking all'interno di ogni blocco di tempo.
• Essere flessibili e rivedere periodicamente come ottimizzare i blocchi di tempo.

4. Il principio 80/20 o di Pareto

Questo principio prevede di:

• Identificare le attività ad alto valore che contribuiscono all'80% dei risultati.
• Calcolare quante ore alla settimana occorre dedicare a queste attività.
• Stimare il tempo necessario per ogni attività, in ordine di priorità.
• Minimizzare il tempo speso in attività a basso valore (il restante 20%).
• Verificare regolarmente che l'allocazione 80/20 sia ancora valida.

Identifica la tecnica che si adatta meglio alle tue esigenze e applicala con costanza per pianificare al meglio le tue giornate.

Come gestire con efficacia le attività quotidiane?

Per gestire al meglio le attività giornaliere:

• Inizia la giornata con le attività più difficili e che richiedono più energia mentale.
• Crea routine mattutine che ti mettano nel mindset giusto - per esempio, esercizio fisico o meditazione.
• Usa un calendario digitale con promemoria per pianificare impegni e obiettivi.
• Fai una pausa ogni 90 minuti di lavoro intenso per ricaricarti.
• Delega compiti minori e automatizza attività ripetitive per liberare tempo.
• Alla fine della giornata, rivedi quel che hai completato e riprogramma gli impegni rimasti.

Nel prossimo paragrafo vedremo come migliorare la concentrazione, evitando le distrazioni.

Come evitare di mancare i propri obiettivi?

Molte persone gettano la spugna perché si pongono grandi obiettivi non raggiungibili nel breve e medio periodo. Al contrario, la soluzione è porsi piccoli obiettivi percorribili e gestibili. 

Per esempio, il metodo S.M.A.R.T. è un sistema per definire gli obiettivi, che vengono messi al primo posto rispetto alle attività necessarie per il loro raggiungimento.

Per stabilire se gli obiettivi siano validi, ci sono 5 criteri corrispondenti ai termini anglosassoni che compongono l’acronimo S.M.A.R.T.:

• S = Specific (Specifico)
• M = Measurable (Misurabile)
• A = Achievable (Raggiungibile)
• R = Realistic (Realistico)
• T = Time-Based (Temporizzabile)

Se provi confusione e sensazione di sopraffazione all’idea della complessità di un obiettivo, e ti serve una strategia per portarlo a termine, il metodo S.M.A.R.T è la risorsa che fa per te.

…E per la gestione di obiettivi nel lungo termine, segui questi consigli

Oltre alla gestione appena vista, cerca di “spezzare” i grandi obiettivi in questo modo:

• Suddividili in sotto-obiettivi e attività specifiche da completare, con relativi tempi stimati.
• Usa framework come OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) per definire e monitorare i tuoi progressi.
• Rivedi con regolarità le priorità per assicurarti che il tuo tempo sia speso in accordo con i tuoi obiettivi.

Prendersi cura di sé per avere più energia da ottimizzare

Trovare il tempo per sé, sapersi ascoltare, fermarsi prima di esaurire le energie è un grande atto di generosità sia verso se stessi, sia verso le altre persone. 

Se ci pensi, dando troppo di te a problemi e preoccupazioni rischi di offrire la tua versione peggiore, trascurando le tue necessità e la tua vita interpersonale. 

Non trascurare mai il tuo equilibrio interiore e il tuo benessere psicofisico, e non mettere sempre le esigenze delle altre persone davanti alle tue reali necessità. Proprio per questo sono necessari autocura e bilanciamento.

Autocura e bilanciamento

Per essere produttivi nel lungo periodo, ricorda di prenderti cura di te e di:

• Pianificare attività ricreative che ti diano energia, come sport, hobby e tempo con gli amici o con il tuo partner.
• Stabilire confini chiari tra vita privata e lavorativa.
• Praticare tecniche di mindfulness per ridurre lo stress.
• Dormire a sufficienza e adottare una dieta sana; il benessere fisico migliora le prestazioni mentali.

Come superare le distrazioni e migliorare la concentrazione 

Le principali fonti di distrazione da evitare sono:

• Smartphone e social media: disattiva le notifiche e blocca l'accesso per determinati periodi di tempo.
• Colleghi che interrompono: indossa cuffie o lavora in spazi dedicati per segnalare che non vuoi essere disturbato.
• Procrastinazione: affronta subito i compiti più difficili, anche per soli 10-15 minuti; in questo modo, superi l’inerzia iniziale.
• Disorganizzazione: crea ambienti di lavoro ordinati e procedure standardizzate.

Per migliorare la concentrazione:

• Elimina ogni fonte di distrazione possibile prima di iniziare un'attività.
• Alterna periodi di lavoro intenso a brevi pause per riposare la mente.
• Pratica mindfulness ed esercizi di respirazione per tenere lontani i pensieri intrusivi.

Per risparmiare tempo prezioso:

• Identifica attività che possono essere delegate ad altre persone, sulla base delle loro competenze.
• Usa strumenti di collaborazione online per assegnare e monitorare il lavoro delegato.
• Automatizza compiti amministrativi e ripetitivi tramite software e programmazione.
• Esternalizza attività specialistiche non fondamentali come grafica, contabilità e altre simili.

Per concludere questa lunga guida, ricorda che ottimizzare la gestione del tuo tempo richiede l’adozione di un approccio strategico, con l’aiuto di tecniche di pianificazione e organizzazione efficaci.

Cerca di delegare le attività meno importanti. Riduci al minimo le distrazioni per migliorare la tua concentrazione. Per raggiungere i tuoi obiettivi nel lungo termine, definiscili in modo chiaro e rivedili con regolarità. 

Non meno importante, ricorda che la produttività dipende anche dall'autocura e dal mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ti interessa capire di più sull'argomento per riuscire a organizzare meglio la tua giornata?